へっぽこヘタレ超ド底辺地方公務員の管理人だ。
さて、しばらく大人しくしていたが、久々に他部署とトラブルを起こした。
今回はその顛末だ。
現場で起きた電算業務の納品トラブルと他部署との衝突
組織において、外部業者によるミスが引き金となり、部署間の深刻なトラブルへ発展するケースは珍しくない。
今回、管理人が直面したのもまさにそのような事案であった。
管理人が所属する部署で契約する電算業務において、受託業者による重大な作業ミスが発生したのだ。
具体的には、最終確認を終えた「校了後」の内容と、実際に納品された物件（印刷物）が異なっていた。
このミスにより、実務を担当する部署では、本来不要であったはずの人件費や個別の通知対応など、
多大な追加負担を強いられる事態となった。
現場では異動者分の抜き取り対応に追われていたが、手一杯で最終的な成果物の確認までできなかったのが原因の一つである。
なお、このトラブルへの対応を巡り、業務担当部署が業者の態度に疑問を抱く場面があり、
これが原因で？事務担当部署が業者に対して直接的に損害賠償を要求したことで、
業務担当部署と管理人の間で激しい口論に発展してしまった。
本来であれば、これは約款に基づき組織の帰責事由も考慮したうえで、
組織としての対応が必要だったためである。
業者がミスをしたという事実をもって、業務担当部署のみの判断で実施して良いものではない。
しかし、この時点で管理人が失敗したのは、感情的な物言いをしてしまったことである。
一般人の視点から見れば、単なる「泥仕合の喧嘩」や「部署間の不毛な縄張り争い」に映るかもしれない。
しかし、ここで管理人がイチバン恐れたのは、感情的になったことによるパワハラの責任追及であった。
パワハラカードの無力化とプライドの割り切り
日を改めて、業務担当部署と打ち合わせの場を設けることになったが・・・
相手方が上層部へ根回し動いているとの噂を察知した。
組織において「感情的な衝突」が起きた際、今回の件では後手に回れば「パワハラ」という強力なカードを切られ、こちらが圧倒的に不利な状況に追い込まれるリスクがある。
ここで管理人がとった戦術は、徹底した「先手での謝罪」であった。
プライドを優先して自説を曲げずにいれば事態は泥沼化する。
こちらの落としどころ【真のゴール】を達成するためには、折れるところ素直に折れて低姿勢を貫くことが最も有効な手段であると判断した。
このためまず、打ち合わせ当日は、業務担当部署の課長に対し対面で純粋な謝罪を切り出した。
言い訳を一切排除した短い謝罪を行うことで、相手が用意していたであろう攻撃カードを完全に無力化できたかは分からないが、一定の効果はあったと推定される。
その後、相手の話をじっくりと聞くことでガス抜きを行い良好な心証を確保した上で、
低姿勢の中に本来の要求である「今後の確認体制の構築」を滑り込ませる打合せを実施した。
契約構造の抜本的改善
業務担当部署との打合せの結果、なんとかこちらの要求を含めて合意に至ることができた。
まず、業者への対応とペナルティについてである。
今回のミスに起因する「契約不適合」として減額することとした。
これは、業者が本来請求し得る費用を、自らの過失を理由に請求させないという措置であり、今後の精算前に文書で確定させる。
ただし、今回の件で事務担当部署が負担した人件費や郵送代等については損害賠償として請求しないことになった。
これについては、こちらとしては、業務担当部署で請求していただいても構わないつもりであったのだがあっさりこのカードを引いてくるのは意外であった。
さらに重要な改善として、今後の交渉窓口は契約担当である管理人が所属する部署がすべて引き受けることとし、同種案件が発生した場合はまず当課に相談するルートを確立した。
そして、今回の交渉の本丸である「成果物の確認体制」についてだ。
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今回の事案は、最終成果物を検収していないことが原因の一つであった。
校了のみで検収を実施し、実際の成果物を確認してなかったのである。
今後は、業者から納品される印刷物については「最終成果物の写し等」を事務担当部署が発送前に確認する。
この手順を全庁的に周知することに至った。
手持ちのカードの準備
合意した内容を組織のルールとして定着させるため、管理人は次のカードを準備した。
| 文書の種類 | 主な宛先 | 組織における役割と効果 |
|---|---|---|
| ① 謝罪の言葉 | 事務担当部署 | 守りを固め相手の攻撃カードを完全に無力化する |
| ② 全庁通知 | 全庁の各部署 | 最終成果物の確認徹底という「仕組み」を永続的に残す |
| ③ 業者への注意喚起文 | 業者 | 具体的な再発防止を求め厳重注意する |
「① 謝罪の言葉」では、一切の言い訳を排除し、純粋な謝罪から本題へと繋ぐ流れを作った。
「② 全庁通知」においては、「業者責任のミスであっても、それが住民に届けば最終的な責任を負うのは組織である」という、組織として反論の余地のない極めて秀逸な大義名分を掲げた。
チェック項目として
- 数量
- 宛名
- 記載内容（校了照合）
の3点を明示し【発送前に確実に確認する】という実務的な改善点を明確に規定した。
「③ 業者への注意喚起文」では、事務担当部部署のクレームも十分に考慮して通知した。
リスクマネジメント
今回の事案における管理人の見解として、危機を察知した段階でプライドを捨てて先手を打ち、最良の形である「全庁通知」になんとか着地させることができた。
もちろん、打ち合わせの前日に感情的になってしまった点は、今後の大きな留意点である。
組織において「過度に謝罪しすぎる」と、次回以降に「強く押せば引く相手」と見なされる副作用もあるため、今後はより冷静に対等な立場で交渉を行う必要がある。
一般的に、部署間の衝突は互いの非を責め合うだけの不毛な時間になりがちだからだ。
しかし、今回の対応は、謝罪・仕組みづくりという論点で、個人の怒りや現場のトラブルを「全庁的なリスクマネジメントの強化」という点に着地することができた。
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