へっぽこ超ド底辺地方公務員の管理人です。
さて、管理人が勤務する自治体では、一部電子決裁が導入されています。
いつもは支払いは他の職員に任せていたのですが・・・
異動の関係で年度末から年度初めは管理人が伝票処理をすることになりました。
もちろん前年度の伝票の処理は前年度に済ませるべきであることは
大前提なのですが・・・
ここは、公務員だろうが民間だろうが・・・
年度末の伝票がたまって・・・
処理が追い付かずに次年度に入ってから・・・
出納閉鎖期間中は遡っての伝票処理はお約束でしょう・・・
電子決裁導入前
電子決済が導入前は、紙の伝票にハンコを押していたので、
上席のハンコを暫く預かって、代理でハンコを押すという事ができたのですが、
電子決裁では、当たり前ですがこれができません。
仮に、上席のアカウントのIDとパスワードを知っていたとしても、
勝手にアクセスして決裁すると、
不正アクセス禁止法に抵触し、バレたら懲戒処分モノです。
上席が異動した場合
もちろん、システム的にはこういう場合を想定しており、
仮に上席が異動したとしても・・・
前年度の日付の伝票については、異動後も異動前の上席がシステム上では決裁することになります。
これまで、管理人の部署では、上席が異動することはあっても
退職することは無かったので、特に問題として気にした事は無かったのですが・・・
今回は、上席が退職しており、アカウントも退職で停止処理がなされているので、
電子決裁が宙ぶらりんとなってしまっていました。
上席が退職した場合
なお、システム上はこういった場合は、退職者に代わって代理権を設定できるらしいのですが・・・
とくにシステム上アラートが出る訳ではありません。
つまり、上席が退職して、決裁が宙ぶらりんになっている場合でも・・・
誰かが気づくまで、ほったらかしになるわけです。
せめて、決裁が何日か滞留していたらアラートが出れば、まだ気づくのですが・・・
なにもアラートが出ないので・・・
最終的に誰も気づかない場合は、債権者から連絡が無いと気づかない可能性があります。
この場合、支払遅延防止法違反となります。
代理権付与の依頼を忘れていた
さて、今年度の異動で、管理人の上席は退職したのですが・・・
代理権の設定依頼をしておらず・・・
そのまま前年度の伝票処理をしてしまい・・・
決裁が滞留したうえに暫くそれに気づかず・・・
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放置してしまいました。
大失態です。
システム上は・・・
- 担当者が伝票入力
- 上席が決裁承認又は否認して差戻
となります。
しかし、退職で決裁するはずの上席がいないと・・・
システム上は何のアラートも出ないので、
誰かが気づかないと放置されるという仕組みです。
会計事務担当者が気づくまで放置
この場合最終的には・・・
会計事務担当者が未決裁で放置されている伝票に気づいて担当部署に連絡してくれるか・・・
債権者から支払いされない旨の連絡が無い限りは誰も気づきません。
不正の抑止という点では、ある意味で紙とハンコの様に融通がきかないので、
良いのですが・・・
これはこれで、不便です。
せめて、伝票入力時に
【決裁者のアカウントが停止されており決裁できません】
等のアラートは出て欲しいですね。
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