へっぽこヘタレエセシステム管理者の管理人です。
さて、管理人が勤める自治体の電子化（DXですらない）は非常に遅れており、
ペーパーレス化すら遅遅として進んでいません。
今だに紙決裁です。
近隣自治体で管理人が勤める自治体よりも人口規模が少なくても、
電子決裁は当たり前に導入しているにも拘わらずです。
なお、文書管理の電子決済は、文書を所管するセクションが担当なのですが、
なぜかコロナ禍以降のDX推進の関係で、
デジタル推進部門が所管となっています。
管理人的にはとばっちりなのですが、
これを推進するのも仕事なので、やむを得ずやっているところですが、
なかなか組織的に前向きにならないのが最近の悩みです。
優先順位の設定・選択と集中ができない組織の行く末は？
さて、管理人の勤務する自治体の特性としては、
まず優先順位の設定や選択と集中ができない点です。
いくら自治体でも今の時代、
優先順位の設定や選択と集中ができなければ、組織としての存続が危ういのは容易に想像できるかと思います。
理由は次のとおりです。
１．リソースが分散する
なんでもかんでも全てをやろうとすると人的・資金的リソースが分散し、どの取り組みにも十分な成果を上げらてない。
限られたリソースを効果的に活用できず競争力があっても近隣自治体に後れを取る可能性が高まる
２．明確な戦略の欠如
優先順位が不明確な組織は、ビジョンや戦略が曖昧になり混乱する。
首長からの指示が一貫しないと現場が混乱し無駄な業務が増えモチベーションが低下する。
施策判断の遅れ
優先順位が設定されていないと、迅速な意思決定が困難となる。
その結果、市場環境や競合の変化に対応しきれず、機会損失が発生する。
４．組織の疲弊
リソースが不足しているのに、多くの事業を同時に進めることで、組織に過剰な負担がかかり、バーン燃え尽き症候群が起こる。
５．評価低下
住民に対して中途半端な施策となり信頼を失う。
ただし、この点に関しては、地域住民の民度にも関係する。
なんでもかんでも行政に要望する地域の民度は考えものだと思う。
最悪のシナリオは？
この状態が続くと仮定した最悪のシナリオは次のとおりです。
１．負のスパイラルに陥る
成果が出ない状況が続くことで、ステークホルダの信頼関係が崩れ、離職率が上昇する。
財政収支が悪化。
最終的には財政再建団体に？
２．外部依存が強まる
自庁で明確な判断ができないため、外部のコンサルタントや特定団体の意見に依存するようになる。
結果、振り回されて破綻する。
３．政治不信
一貫性のない施策が原因で、地域住民からの信頼を失う。
４．組織の縮小・統合
単独での組織運営が困難となる。
民間企業であれば、他社との統合や吸収合併が選択肢となるが・・・
自治体の場合はどうなんでしょう。
そのまま財政再建団体に転落でしょうか？
管理人的にはもっとしっかりとした自治体に吸収合併された方がマシだと思えます。
解決策はあるのか？
この状況を打開するには次がポイントでしょうか？
１．トップダウンのリーダーシップ
首長が自ら明確な優先順位を設定し選択と集中を主導する。
目標やビジョンを明確にし、全庁的に理解・共有できるようにする。
２．業務の棚卸しと削減
組織全体の業務を洗い出し、効果が低いものを中止または延期する。
※行政はこれがなかなかにできない。無駄で非効率なブルシットジョブがかなり多いですね。
リソースを重点分野に集中させることで、成果を最大化する。
３．データに基づく判断
感覚的な判断を避け、データや実績に基づいて優先順位を決めることで、客観性を担保する。
KPI（重要業績評価指標）を設定し、進捗を可視化して管理する。
４．全庁的な合意
全庁的に方向性を共有し、現場レベルでも選択と集中の重要性を理解させる。
現場の意見を反映しやすい仕組みを作ることで、現場の納得感を高める。
５．外部環境の見極め
近隣自治体や外部環境をを分析し、広域的観点で自治体の強みを活かせる分野を特定する。
これらが上手く嵌れば・・・
組織の目標が明確になり、全庁的に同じ方向を目指して活動できる。
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資源の効率的な配分により、限られたリソースでも成果を最大化できる。
地域政治の信頼を回復し、持続可能な成長を遂げることができる。
なお、選択と集中は短期的な負担が伴うが、中長期的には組織を立て直し、持続可能性を高めるために不可欠な戦略である。
それを怠る組織は、変化の激しい現代の環境では生き残るのが困難である。
10年～15年早く生まれていれば逃げ切れたのに
西暦2000年くらいから、年々業務量が増加していると感じていましたが、
2020年のコロナ禍から始まるDXの強力な推進により、
さらに加速度的に業務量が増加している感じがします。
とてもじゃありませんが、前例踏襲・旧態依然とした業務のやり方では、
こなせるレベルではありません。
業務の効率化・生産性の向上は必須です。
意思決定のスピードも重要ですので、
電子決裁なんて、何を今更って感じなのですが、
令和の時代になっても抵抗勢力があるのが驚き桃の木・・・
ぶっちゃけていえば、管理人だって、こんな面倒くさいことはやりたくはありません。
10年～15年早く生まれていれば、先行逃げ切りで年金生活に入れたのにと思います。
行政の電子化の過渡期までに定年を迎える事ができなかった自分の生まれを呪うしかありませんね。
恐らく2020年から15年前後の2035年から2040年くらいは、
全国の自治体が酷い思いをするかと思います。
避けてはとおれないので、文句を言う前に諦めて欲しいのですが・・・
聞き分けのない人間はどこにでもいるわけです。
自治体の人事なんて、適当なモノです。
抵抗している人間が、人事異動で明日は管理人の立場になるなんて・・・
別にあってもおかしくは無いわけです。
管理人は常にそういう視点で仕事を見ているので、
基本的には常に自分が反対の立場になることを想定して意見を言います。
そういう視点を持てない人間は、
これから激動する組織の中で、
振り落とされて脱落していくのみです。
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