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相談業務の履歴管理!エクセル【EXCEL】のファイル共有ではかなり無理があるのでアクセス【ACCESS】でデータベースを共有する方法!

日々底辺を彷徨うヘタレなアラフィフオヤジの管理人です。

本日は・・・

ちょっと仕事の関係で他の部署から相談があり・・・

相談業務の履歴管理について、アクセスで簡単なデータベースを作成しました。

従来の方法を聞くと・・・

NASに入れたエクセルファイルを共有して・・・

複数人で同時にそのファイルを開き・・・

情報を入力していたそうですが・・・・

セクセルのファイル共有の場合は・・・

たまたまタイミングが悪く、同じ行に情報を追加した場合は・・・

排他ロックが掛かってしまい・・・

後から更新をした方が優先されてしまいます。

ここら辺は、データベース機能が無いエクセルの限界なのでしょう・・・

また、エクセルでは履歴を管理できないので・・・

相談者が初見の方なのか・・・

以前にもなんらかの相談があったのか?

という事を検索するには、かなり苦労しますので・・・

相談を受けた担当者の記憶に頼るしかありません。

アクセスならば・・・

記録されいている氏名や電話番号の情報から履歴を検索することも簡単にできます。

といことで、アクセスで作ってみた次第です。

データフローとしては・・・

  • 氏名・電話番号等で初見の相談者かどうか調べる
  • 初見であれば、知りえる情報を入力する(匿名の場合は匿名とする)
  • 2回目以上の方であれば、相談内容を入力する

という簡単なものです。

まずは、相談者を検索する画面です。

この画面で、所見かどうかを調べます。

初見の場合は、追加で相談者を追加します。

検索は、電話番号でもできるので、匿名の方であっても、ナンバーディスプレイに電話番号が出るなら、記録しておきます。

名前は、匿名なら匿名と入力しておけばOKです。

相談者を新規入力、若しくは検索したら、あとは相談内容を適宜入力します。

この画面では、過去の履歴を含めて管理できます。

集計表では、相談日別に、各種の情報を抽出できます。

初期設定画面では、パラメーターを設定できます。

性別・相談種別・相談方法等です。

データベース及びフォームが完成したら・・・

データベースの分割を使って・・・

テーブルとクエリ・フォームを分割します。

分割されたテーブルが保存されたファイルをNAS内に設置し・・・

フォーム等が保存されたファイルを複数人に利用することで・・・

アクセスデータベースの共有が可能となります。

管理人が作成したサンプルデータベースはこちらからダウンロードできます。

簡単なデータベースでしたがそれでも、5~6時間くらい掛かりました。

動作環境は次のとおりです。

ランタイムを使用する場合は【バージョン2013】

フルバージョンの場合は、アクセス2010以上

液晶画面の解像度は、ハーフHD以上

データベースとフォームぶ分割するには、アクセスのランタイムではなく、フルバージョンが必要です。

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